A medida que las pequeñas empresas comienzan a crecer, la gestión del dinero en efectivo a menudo se vuelve más compleja y toma por sorpresa a muchos propietarios de empresas. Entre los propietarios de empresas que tuvieron problemas de flujo de caja, el 44 % dijo que estos problemas fueron una sorpresa para ellos.

Los programas de software de contabilidad que ofrecen capacidades de seguimiento histórico pueden ayudarle a identificar patrones y evitar dificultades repentinas. Puede utilizar estas herramientas para mirar hacia atrás a lo largo del año y detectar picos y caídas de ventas, patrones de contratos y pagos, y otros problemas de flujo de caja cíclicos.

La estacionalidad (variaciones predecibles de las ventas a lo largo del año) afecta a una amplia variedad de pequeñas empresas. Las empresas de paisajismo hacen más negocios en los meses más cálidos, y las empresas de contabilidad están saturadas durante la temporada de impuestos, para tomar dos ejemplos bien conocidos.

La estacionalidad también puede afectar a las pequeñas empresas de formas menos obvias. Por ejemplo, las empresas con contratos gubernamentales pueden descubrir que el final del año fiscal de muchas agencias gubernamentales, el 30 de junio, afecta su flujo de caja. Por ejemplo, las empresas con contratos gubernamentales pueden descubrir que el final del año fiscal de muchas agencias gubernamentales, el 30 de junio, afecta su flujo de caja.  Planificar los picos de costos puede ayudarle a equilibrar el flujo de caja a lo largo del año.

Revise el dinero en efectivo que entra y sale de la empresa regularmente, al menos una vez al mes, para conocer siempre cuál es la situación financiera de su empresa. Utilice los patrones y tendencias que identifique para asegurarse de tener dinero en efectivo disponible cuando su empresa corra el riesgo de estar escasa de fondos.

Controlar los gastos es esencial para una buena gestión del flujo de caja. Hay algunas tácticas que puede utilizar para optimizar el dinero que sale de su empresa.

Comience revisando regularmente el estado de ganancias y pérdidas de su empresa. Vigile especialmente los gastos que probablemente tengan la mayor variación; por ejemplo, los suministros. Los costos de reparación y mantenimiento también pueden variar en gran medida de un mes a otro en muchas empresas.

A continuación, busque oportunidades de recortar gastos o mejorar los plazos con los proveedores. Si desea más flexibilidad de pago, intente negociar plazos más largos (por ejemplo, pago a 60 días en lugar de pago inmediato o a 30 días). 

Por último, considere la opción de automatizar los pagos para pagar facturas en la fecha de vencimiento óptima para su empresa. Por último, considere la opción de automatizar los pagos para pagar facturas en la fecha de vencimiento óptima para su empresa.

Facturarle a un cliente por productos o servicios es una cosa. Cobrar dinero de ese cliente es algo distinto, y más de una cuarta parte de los propietarios de pequeñas empresas dicen que no recibir pagos en los plazos acordados es uno de los factores principales que contribuye a los problemas de flujo de caja. Afortunadamente, puede tomar medidas para reducir las posibilidades de que esto suceda.

Empiece revisando sus procesos de facturación para asegurarse de que su empresa emita las facturas de inmediato en lugar de facturar una o dos veces al mes.

En algunas industrias es común requerir depósitos o pagos por hitos para proyectos o pedidos grandes. No dude en hacer esto si corresponde. No dude en hacer esto si corresponde. Cuando tenga cuentas por cobrar atrasadas, haga un seguimiento proactivo y evite dejar que un cliente acumule un gran saldo no pagado.

Por último, si aún no acepta tarjetas de crédito y pagos móviles, implemente en su empresa el cobro a través de diferentes formas de pagos digitales.  Muchos clientes pagarán más rápido cuando estas opciones estén disponibles. En el entorno empresarial actual, es esencial aceptar pagos de acuerdo con la forma en que los clientes quieran pagarle.

Las reservas de efectivo son un indicador clave de bienestar financiero y pueden ayudar a su empresa a hacer frente a gastos grandes e inesperados. Más de una cuarta parte de los propietarios de pequeñas empresas afectados por problemas de flujo de caja dicen que no tener una reserva de efectivo fue la razón principal por la que tuvieron dificultades con el flujo de caja.

Cree reservas de efectivo planificando aportar cada mes un determinado porcentaje de la entrada de dinero en efectivo y considere estos aportes como gastos fijos. Una buena regla general es tener a mano de tres a seis meses de gastos operativos.

Un historial de crédito puede ayudar a su empresa a obtener acceso a recursos de crédito que pueden ayudar a regular el flujo de caja a lo largo del año. Comience a buscar recursos de crédito antes de que sean necesarios; por ejemplo, una línea de crédito o una tarjeta de crédito comercial. De esa manera, podrá usarlos según sea necesario para mantener un flujo de caja uniforme. Tenga en cuenta que algunas formas de crédito pueden requerir garantías personales. Y asegúrese de adquirir un número D-U-N-S, un número de nueve dígitos que ayuda a posibles prestamistas y socios a acceder fácilmente a su perfil de crédito comercial.

Las tarjetas de crédito comerciales a veces tienen otros beneficios además del fácil acceso a pagos. Las tarjetas de crédito comerciales a veces tienen otros beneficios además del fácil acceso a pagos. Explore diferentes tarjetas y, si es posible, elija una con recompensas que ayuden específicamente a su empresa. Por ejemplo, si su negocio involucra viajes frecuentes, puede que le interese una tarjeta de crédito para empresas de viajes que permite obtener vuelos a precios reducidos o gratuitos.

Puede ser tentador aceptar a cualquier cliente nuevo que aparece, pero tenga en cuenta que cuando se trata del flujo de caja, no todas las oportunidades son iguales. Antes de acordar hacer negocios con nuevos clientes, tómese un momento para asegurarse de que tengan un historial sólido. Verifique el crédito comercial de los potenciales clientes, si corresponde, y considere la posibilidad de solicitar dinero por adelantado o en pagos por hitos para limitar la exposición al riesgo.

Gestionar el flujo de caja no tiene por qué ser abrumador. Al crear los sistemas adecuados y utilizar las herramientas y los recursos disponibles, la gestión del flujo de caja puede convertirse en una parte bien integrada de las operaciones de su empresa. Con el tiempo, comprenderá mejor la situación financiera de su empresa, lo que le dará una mejor oportunidad de prosperar y crecer.